Alkmaar, 16 december 2011

Aanwezig namens OR
H. van Dijk(Hvd), voorzitter
J. Bakker(JB)
J. Spijker(JS)
R. Koomen(RK)
G. Beunder(GB)
W. Aardenburg(WA), secretaris
E. Gerssen(EG)
P. Rempt(PR)
J. Duijn(JD)
Hugo Burger

Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. In het bijzonder Hugo.

Notulen vorige vergadering
Iedereen heeft de notulen ontvangen, echter de definitieve versie heeft op zich laten wachten door terugkerende problemen met een hernia van HvD.
De notulen worden goedgekeurd.
De notulen mogen pas op de daar voor bestemde borden worden gehangen nadat de directie er akkoord voor heeft gegeven. Officieel hoeft dit niet en heeft de directie géén zeggenschap over de notulen. De OR vindt het belangrijk om dit in goed overleg te doen.

Punten uit de notulen
HvD heeft navraag gedaan betreffende de vertrouwenspersoon voor het personeel binnen Gomes. Deze moet in het personeelshandboek vermeld worden.

HvD heeft reeds contact gehad met PG over ICT dat de problemen ook over de hardware gaan en niet alleen over de software. Vooral de snelheden met dealerapplicaties zijn een probleem. HvD heeft contact gehad met Van Oeveren(andere MB dealer die ook met Incadea werkt) en zij hebben deze problemen niet, ook niet met het Aftersales platvorm!
Er komt voor Zaandam wel een glasvezellijn aan. Dit zal de snelheid verbeteren. Maar voor de andere vestigingen zal er een andere oplossing moeten komen.

Besloten wordt om een werkgroep op te richten om de ICT problemen te gaan inventariseren. PR en JB gaan dit op zich nemen. De eerste inventarisering zal 25-01-2012 gereed zijn en de verdere uitwerking voor 07-03-2012. Besloten wordt om de afdeling ICT op de hoogte te brengen zodat zij niet voor een verrassing staan. Advies van EG: ga langs de filialen. Iedereen is dan veel vrijer met praten.

Bespreking ingebrachte punten uit Zaandam
Er waren wat onduidelijkheden betreffende ADV dagen. HvD heeft aan de briefschrijvers antwoord gegeven. PR vraagt of iedereen wel serieus wilt omgaan met vragen vanuit het personeel.

Bij de rondgang door de vestiging zijn problemen geconstateerd die ook al bij de vestigingsleiding bekend zijn. De OR zal dit verder bespreken met de vestigingsleiding en bij PG brengen.

Er is een probleem met de parkeerruimte. Dit is van tijdelijke aard.

Bespreking werkplan met trainer Hugo Burger
Orde en Netheid
De werkgroep heeft de vestigingen reeds bezocht en het werkplan uitgewerkt. Deze versie heeft reeds iedereen ontvangen. De werkgroep wil alle bevindingen/constateringen alvast melden. Hoe eerder dit bekend is hoe eerder er wat aan gedaan kan worden. Er kunnen tevens cijfers aan gehangen worden en dit door middel van foto’s motiveren.
Men zal het fijn vinden als dit project ook opgepakt gaat worden door de directie.

Commentaar Hugo: Het heeft een goede inleiding maar wat doen we nu eigenlijk. Wie zijn we, wat gaan we doen? Wat is de functie van het werkplan. En wat is de functie van de achterban.
Is er over nagedacht hoe het werkplan wordt gecommuniceerd. Hoe en wanneer wordt het geüpdate? Dat moet verder worden uitgewerkt.

De resultaten van de werkgroepen kunnen gecommuniceerd worden via de notulen of via nieuwsbulletins. Er moet worden nagedacht over waar we alles gaan ophangen. EG kan borden bestellen van 25 euro. Dit is voor 8 vestigingen een investering van 200 euro.
Hugo raadt aan om de resultaten 1 x per 2 weken kenbaar te maken. Besloten wordt om hier een werkgroep voor in het leven te roepen. HvD en RK gaan dit op zich nemen. Hoe gaan we alles ventileren.

Hugo vindt dat de projectgroep Arbo het goed heeft aangepakt. Er zal een planning gemaakt moeten worden. Arbo is alleen wel meer dan orde en netheid.
EG meldt dat we eerst kleine stapjes moeten nemen en alles daarna op IBV niveau moeten aanpakken. Er zal binnen een half jaar verbetering moeten zijn. Men stond in de eerste instantie raar te kijken bij het verzoek om aanwezig te mogen zijn bij de IBV vergaderingen. Helaas heeft EG de RI rapporten nog niet mogen ontvangen van de IBV functionarissen.

Zichtbaarheid directie op de vestigingen
Het antwoord van de directie vinden wij niet bevredigend en zal nogmaals in de brief richting PG vermeldt worden.

Personele zaken
Hugo vindt het aanpakken van het personeelshandboek een goede keuze en het is heel tastbaar. Een personeelshandboek moet goed leesbaar zijn voor iedereen. En zal een leuke inleiding in het boek moeten staan.
Zodat men getriggerd wordt om het te lezen.

Wat wordt er bedoeld met versie 2 van boek? Navraag doen. De conclusie uit het werkplan kan eruit. Deze moet in de notulen komen.

PZ gaf aan dat er geen echte knelpunten waren bij het verder opstellen van het handboek.Als OR dachten we dat die er wel lagen. De commissie van de OR zal dat verder onderzoeken en helpen bij het afronden van het handboek.

Vergaderstructuur
EG weet te melden dat dit reeds besproken is door de directie met de vestigingsleiders.
Hugo meldt dat er 3 zaken zijn: 1. alle vergaderingen moeten op dezelfde manier plaatsvinden, 2. Ze moeten ook echt plaatsvinden en 3. Het moet op een kwalitatief goede manier gebeuren.

Alleen het informeren van personeel heeft geen zin, anders kan het net zo goed via een mail of brief gebeuren. Een vergadering moet interactief zijn en voor de OR licht hier een taak om dit dan ook te toetsen. Een vergadering is er om elkaar beter te maken.
Dit betekend wel dat er sturing van boven moet zijn over hoe er vergaderd moet worden. De OR zal dit in de volgende overlegvergadering met PG opnemen.

De werkgroep gaat eerst een inventarisatie maken van alle vergaderingen.

Strategieplan
Een voorbeeld van een strategieplan wordt getoond.
Hugo geeft hier een toelichting op.
Er ontbreekt een inleiding en toelichting van de toestand van het bericht. Het is niet erg gericht op een aantal jaren. Er blijkt niet uit waar het bedrijf naar toe wilt. Hoe maak je het bedrijf zo uniek mogelijk tov de concurrentie. Er ontbreken ook lange termijn trends.
Er zijn 4 zaken wat er in moet staan:
1. creëren – iets nieuws, wat is er nog nooit gedaan.
2. elimineren – waar gaan we mee stoppen
3. Vermeerderen – het verhogen van het niveau
4. verminderen -

Tevens worden de budgetten getoond die straks maandelijks naar de vestigingsleiders gestuurd gaan worden. Vreemd dat er van een gemiddelde uitgegaan wordt.

Rondvraag
OR is op de hoogte gebracht in een vergadering in september over het mogelijk aanschaffen van de panden. Dit is ondertussen gebeurd. Is dit geen adviesplichtige beslissing geweest?
Hugo kan hier geen direct antwoord opgeven, hij zal dit uitzoeken en terugkoppelen naar HvD.

Enkele adviezen van Hugo over vergaderen. Geef aan als je aan de pauze toe bent of iets te drinken wilt. Zodat de aandacht erbij blijft. En ga niet lange discussies aan. GB meldt zich af voor de volgende vergadering.

Afsluiting
De volgende vergadering is op 4-1 a.s. en de voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid beëindigt de vergadering.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                   

Hoorn, 16 november 2011.

Aanwezig namens OR
H. van Dijk(Hvd), voorzitter
J. Bakker(JB)
J. Spijker(JS)
R. Koomen(RK)
G. Beunder(GB)
W. Aardenburg(WA), secretaris
E. Gerssen(EG)
P. Rempt(PR)
J. Duijn(JD)

Notulen vorige vergadering
De notulen worden goedgekeurd. Notulen worden op de daar voor bestemden borden gehangen, tevens worden de notulen op intranet gepubliceerd. In een later stadium is internet hier ook voor beschikbaar. Iedereen kan door middel van een wachtwoord inloggen op een alleen voor personeel toegankelijk gedeelte, waar nog meerdere dingen komen staan zoals pakketprijzen, verkoopinformatie en misschien bijvoorbeeld een smoelenboek. Hier wordt hard aan gewerkt.

Punten uit de notulen, antwoord directie
Vanuit de directie hebben we een antwoord gekregen op de diverse vragen die we hebben gesteld:

After sales.
In het antwoord van de directie wordt gememoreerd naar een vergaderstructuur. Daarmee in verband wordt gesproken over audits.
Wat wordt er eigenlijk bedoeld met audits en komen die van onszelf of extern?
Het is duidelijk dat de directie zelf zoekende is naar een goede structuur

Directie op de werkvloer.
De vraag wordt bij de OR neergelegd, betreffende een structurele oplossing. Dit probleem is ook naar voren gekomen n.a.v. de vraag “wat zou jij willen veranderen als je directeur zou zijn”. Dit leeft erg onder het personeel. Het probleem ligt voornamelijk op het After sales gebied. We willen de directie hier best bij helpen, maar ‘gewoon je gezicht laten zien’ werkt het beste.

ICT
In het antwoord van de directie wordt alleen gesproken over Incadea, niet over de andere problemen. Er liggen ook een hoop problemen op hardwaregebied. Kennisniveau daarvan op de afdeling ICT laat te wensen over of de oplossing ligt buiten hun bereik als het over externe applicaties gaat.
De implementatie van de update Incadea 3.2.20 staat gepland in het weekend van 16-12.

Roestproblematiek
Het is duidelijk dat dat ook de aandacht van directie heeft. Ondersteuning is er vanuit het Service support team. Door personeelswisselingen en de hoeveelheid werk wordt de druk daar echter groter.
Hier ligt een taak voor de OR om de afdeling Service support in de gaten te houden of ze hun ondersteuning kunnen blijven waarborgen. Deze afdeling is in korte tijd belangrijk gebleken voor Gomes.

Bedrijfskleding
De directie heeft actie ondernomen en een nieuwe leverancier aangetrokken.Het blijft onder onze aandacht.

Pauzes
De disciplines per vestiging verschillen teveel om alles gelijk te trekken, meldt de directie.
Met dit antwoord kunnen we niet veel, daar er tussen bijv de truckvestigingen ook onderlinge verschillen zijn. We zijn er als ondernemingsraad voor dat er, ook op dit punt, zoveel mogelijk gelijkheid is voor het personeel.

Bespreking ingebrachte punten uit Hoorn/reactie over de email
EG heeft opmerkingen gehad over de stabiliteit van de computers bv EPC, EVA etc. Medewerkers zouden het fijn vinden als iemand eens langs zou komen zodat men zelf kan ervaren hoe traag het systeem is. Idee om bij andere dealers navraag te doen of zij met dezelfde problemen te maken hebben. HvD en EG gaan dit navragen.

Reactie op de vorige notulen is dat het gedeelte over het spaarloon achterhaald was. Dit klopt, op het moment van het uitbrengen van de notulen is hier meer over bekend geworden. Spaarloon valt 1 januari 2012 vrij en is meteen vrij opneembaar, inleggen kan dan ook niet meer.

ATV dagen moeten officieel gepland worden, van te voren opnemen van ATV dagen is conform CAO niet toegestaan, terwijl dit met de normale vakantiedagen wel mogelijk is. Alleen als men ontslag neemt en er zijn teveel vakantiedagen genoten moeten deze terugbetaald worden.

Voor de goede orde. Op- en/of aanmerkingen van persoonlijke aard zullen wel door de OR opgepakt worden zover ze niet individueel zijn. Die zullen jullie echter nooit terug zien in de openbare notulen. Wel zullen die opgenomen worden, indien dus van toepassing, met de directie.
Opmerkingen en vragen over bijvoorbeeld bonussen kunnen we als OR niet gelijk in behandeling nemen, maar zullen te zijner tijd zeker behandeld worden.
Dus blijf zulke input gewoon geven.
Opmerkingen kunnen bijv. zijn:

Er is ook een opmerking geweest dat men graag zelf occasion bedrijfswagens zou willen verkopen i.p.v. dat alles nu direct wordt doorgestoten naar de handel. Graag willen ze ook oudere personenwagens zelf verkopen.

Achteraf te monteren accessoires, zoals trekhaken, cruise control etc worden nu af-fabriek besteld. Waarom wordt dit niet door de werkplaatsen gedaan? Dit geeft vulling voor de werkplaats. Prijzen moeten dan wel concurrerend zijn.

Wat betreft de vertrouwenspersoon binnen Gomes. Wie is dit?

Evaluatie OR Cursus
Iedereen is zeer positief over de cursus en we hebben er nog evenveel zin als toen we de cursus beëindigden. Het was zeer verhelderend. Nu moeten we doorzetten en laten zien waar we staan. Het zou mooi zijn als we al resultaten kunnen laten zien, ook al zijn het maar kleine stappen. Bv orde en netheid / IBV.
Tevens kunnen we stappen maken bij het helpen opstellen van het personeelshandboek.

Zwakke punten
Er komt een zeer moeilijk jaar aan. We moeten goed weten wat onze rechten en plichten zijn. Zeker in een moeilijke tijd. Vanuit de cursus kwam naar voren dat we toch nog wel weinig kennis hebben. We gaan er allemaal wat aan doen dit naar een hoger plan te brengen.

Verdelen taken, opstellen competentielijst

Arbo / Orde en netheid.
Deze twee zaken worden samengevoegd aangezien ze veel met elkaar te maken hebben. Het rookbeleid moet ook aangescherpt worden. Er wordt nog op teveel vestigingen binnen gerookt.
EG en JD gaan deze taak op zich nemen. Navraag wordt gedaan of zij bij de eerst volgende IBV vergadering aanwezig kunnen zijn. Tevens de oude rapporten opvragen, zodat alles niet opnieuw uitgezocht hoeft te worden.

Personeelshandboek
We zullen als OR aan moeten geven dat het veel te lang duurt eer deze gereed is.
Er zullen knopen moeten worden doorgehakt door de directie, hoe complex ook. Natuurlijk moet daarbij rekening gehouden worden met de verschillen tussen sommige vestigingen.
Als OR kunnen we bijdragen aan het tot stand brengen van het handboek. PR, GB en WA gaan deze taak op zich nemen.

Bijtellingverhaal
Er kunnen afspraken gemaakt worden met de belastingdienst. Er zal navraag gedaan moeten worden wat de mogelijkheden zijn. In juli 2012 staan er al weer wijzigingen klaar.
GB gaat deze taak op zich nemen.

Vergaderstructuur en naleving hiervan.
Het is niet de bedoeling dat er vergaderd wordt om het vergaderen. In de wet staat dat de OR deze vergaderstructuur en naleving hiervan moet beheersen. JS en JB gaan dit in kaart brengen. Dit is in het verleden ook al eens opgevraagd. WA zal dit doorsturen naar JB.

Opstellen werkplan OR komende jaar
HvD heeft een opzet gemaakt voor een werkplan. Zodra deze klaar is moet deze ook richting het personeel. Werkplan wordt doorgenomen. Tekst “het Gomes gevoel” wordt gewijzigd naar “Passie voor Gomes”. De bovenstaande taken komen hier ook in terug. Iedereen wordt gevraagd om een uiteenzetting te maken, over hoe we dit denken te gaan doen. Aangeleverd moet worden -> groepsnaam, doel, actiepunten(hoe?) en een tijdsplan. Elke groep dient dit voor 9-12 aan HvD aangeleverd te hebben zodat dit in de vergadering met Hugo (trainer voor de OR) op 16 december besproken kan worden

Rondvraag
Het vergaderschema wordt nog aangepast

Afsluiting
De volgende vergadering is op 16-12 a.s. in Zaandam en de voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid, beëindigt de vergadering.